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3 Fragen und Antworten zum Datenschutz à la DSGVO für Hotels (Teil 2)

3 Fragen und Antworten zum Datenschutz à la DSGVO für Hotels (Teil 2)

 

Diese Fragen werden in fast jedem DSGVO Beratungsgespräch gestellt. Unser Datenschutzbeauftragter hat die Antworten:

 

Dürfen wir “besondere Gästewünsche” in der Hotelsoftware speichern?

Die “besonderen Wünsche”,  mit denen ein Hotel einen guten Service  beim folgenden Aufenthalt leisten möchte, sind zu unterscheiden in zwei Gruppen: Stellen sie personenbezogene Daten dar oder nicht. Nicht dazu gehört: 2. Kopfkissen, Entfernung zum Fahrstuhl, Wunsch nach besonderer Etage oder die bevorzugte Tageszeitung. Sie benötigen für diese Art von Gästewünschen keine Einwilligung.

Eine Gasteinwilligung ist allerdings erforderlich, wenn die Informationen in  Artikeln 4 und 9 der DSGVO genannt sind, weil sie Gesundheitsdaten darstellen: Bestimme Kostanforderungen z.B. für Diabetiker, Allergiker Ausstattungen oder Mobilitätseinschränkungen.

Praxistipp: Holen Sie sich die Einwilligung diese Daten (über den Aufenthalt hinaus) zu speichern beim nächste Check In, indem Sie eine einsprechende Frage auf dem Meldeschein stellen. Der IHA stellt entsprechende Meldeschein – Muster kostenfrei zur Verfügung.

 

Dürfen wir Namen, Alter oder Geschlecht von mitreisenden Kindern speichern?

Insbesondere dem Schutz von Kindern (unter 16 Jahren) fühlt sich der Gesetzgeber verpflichtet. Da es gerade für Familienhotels eine wichtige Information ist, um Tagesprogramme, Verpflegung oder Bettentypen planen zu können, ist es ganz wichtig, dass Sie eine Einwilligung der Eltern nachweisen können. Diese sollte separat von anderen Einwilligungen erfolgen.

Wichtig: Der Schutz der Daten von Kindern gilt natürlich auch bei minderjährigen Arbeitnehmern oder Praktikanten. Schon die Annahme einer Bewerbung eines Bewerbers unter 16 Jahren ist nicht zulässig, wenn nicht eine Erlaubnis zur Verarbeitung dieser Daten eines Einziehungsbrechtigten nachgewiesen ist.

 

Brauchen wir für Postmailings eine Einwillung der Empfänger?

Nein, die brauchen Sie nicht. Aber Sie sollten darauf achten, dass es sich wirklich um GÄSTE handelt und nicht um Adressen, die durch ein Gewinnspiel oder eine Prospektanfrage zu Ihnen gekommen sind. Diese personenbezogenen Daten dürfen Sie nicht unbegrenzt speichern (und deswegen auch nicht unbegrenzt für Mailings nutzen). Wir empfehlen eine maximale Speicherzeit von 3 bis 6 Monaten.

 

 

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