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Die Hotelbuchhaltung, das unbekannte Wesen

Was Hotelunternehmer über ihre Buchhaltung wissen sollten

Da in vielen kleineren Hotels die Hotelbuchhaltung von einem Alleinbuchhalter geführt wird oder auch die operative Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert ist, kennen viele die Grundstruktur der klassischen Buchhaltung nicht mehr. Deswegen hier ein bißchen Aufklärung über diese wichtige Abteilung, die so selten im Fokus steht.

Der Unterschied zwischen Betriebsbuchhaltung & Finanzbuchhaltung

Die Betriebsbuchhaltung hat eine primäre innerbetriebliche Informationsfunktion. Sie stellt Kosten und Leistungen sowie Gewinn und Verlust gegenüber. Sie bietet so wichtige Entscheidungshilfen für die Kalkulation von Leistungen und andere zukunftsorientierte Entscheidungen.

Das finanzielle Rechnungswesen liegt im Verantwortungsbereich der Finanzbuchhaltung. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Vermögenslage des Unternehmens. Sämtliche Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) müssen lückenlos erfasst werden, damit am Ende des Geschäftsjahres die Jahresbilanz ermittelt werden kann.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Ermittlung und Dokumentation der Schulden- und Vermögensbestände, die Ermittlung des Gewinns (G & V = Gewinn- und Verlustrechnung), Erstellen von Statistiken und Auswertungen, Erstellung von Rückstellungen und Abgrenzungen sowie die Bereitstellung von Zahlen für Preiskalkulationen. Die Buchhaltung ist auch für die steuerlich korrekte Erfassung aller Geschäftsvorfälle zuständig und die monatliche Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Ein weiterer Teilbereich der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung kümmert sich um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, pflegt die Personalstammdaten, führt die Lohnkonten und verantwortet die Meldung der Sozialbeiträge, wie der Lohnsteuer oder der Krankenkassenbeiträge.

Auch in der Hotelbuchhaltung gilt, je größer der Betrieb, desto höher die Spezialisierung auch in der Buchhaltung.

Folgende Rollen und Positionen finden Sie in der Hotelbuchhaltung: Leiter Rechnungswesen, Leiter Finanzbuchhaltung oder Betriebsbuchhaltung, die diesen Bereich führen. Alleinbuchhalter mit oder ohne Jahresabschlusserstellung sind typische Jobs in der Individualhotellerie. Bilanzbuchhalter, Kreditorenbuchhalter (Verarbeitung der Eingangsrechnungen) mit oder ohne Kostenrechnung, Debitorenbuchhalter (Verarbeitung der Ausgangsrechnungen), Spezialaufgaben, wie Lohnbuchhalter, Bearbeitung der Reisekosten, oder Vorbereitung der Buchhaltung. Letzteres bedeutet im Normalfall, Belege zu sortieren, aufzukleben, Barbelege ins Kassenbuch einzutragen, Rechnungen bereit zu legen oder einfach den Fachabteilungen hinterherzulaufen, damit alle Belege zeitnah geliefert werden.

Controlling heisst Steuerung

Besonders wichtige Aufgaben hat auch das Controlling zu erfüllen: Typische Aufgaben sind die Erstellung und Pflege des internen und externen Berichtswesens inklusive regelmäßiger Abweichungsanalysen. Das Controllingteam unterstützt beim Ausbau individueller Berichte und Wirtschaftlichkeitsberechnungen- und prognosen. Es bereitet die Vorlagen zu der Budgeterstellung und den Wirtschaftsplänen vor. Eine wichtige Aufgabe hat auch der Revisor oder Internal Auditor zu erfüllen. Er prüft regelmäßig die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz und gibt allen Bereichen des Hotels entsprechenden Handlungsempfehlungen.

Outsourcing der Buchhaltung ist ein Trend

In Buchhaltungen wird immer häufiger auf externe Dienstleister gesetzt. Vom Steuerbüro, das auch die operative Buchhaltung übernimmt, bis zu Experten, wie beispielsweise dem Buchhaltungsservice der RHC Real Hotel Controlling. In kaum einem anderen Bereich erfolgen so schnelle gesetzliche Änderungen, so dass regelmäßige Weiterbildung eine Pflichtaufgabe ist. Das können natürlich die Experten besser leisten, als ein kleines Team, dass mit der operativen Abwicklung in der Regel schon ausgelastet ist.

In kleineren Hotels ist darüber hinaus häufig eine schlechte Automatisierung zu beobachten. Fehlende Schnittstellen zwischen Property Management und Software in der Finanzbuchhaltung und schlechte Business Analyse Tools bewirken einen zu hohen manuellen Arbeitsaufwand und fehlende, betriebswirtschaftliche Transparenz, die manchmal in unerwartete Insolvenzen führen können.