Buchhaltungsservice für Hotels – die Details
Produktivität steigern, Ressourcenverbrauch senken, Kosten einsparen, Qualität steigern
Die korrekte und zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle ist die Pflicht einer Buchhaltung. Die effiziente Steuerung der in die Finanzbuchhaltung zu übernehmenden Informationen und die transparente Darstellung der Erfolgsparameter eines Betriebes ist die Mission des RHC Accounting Services.
Modernste Techniken ermöglichen RHC Kunden (auf Wunsch) eigenständigen Datenzugriff und elektronische Belegarchivierung. Buchhaltungsspezialisten mit langjähriger Hotelerfahrung garantieren reibungslos funktionierende Leistungen.
Durch die Einbindung der Kostenrechnung in das nach dem „Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI)“ aufgebauten Management-Informationssystem der RHC ist die optimale Nutzung der Buchhaltungskennzahlen gesichert. Kennzahlen werden direkt in das Management-Informationssystem eingespeist.
Kontenplan, Kostenstellen und kaufmännische Prozesse werden durch die RHC für jeden Kunden an die individuellen Bedürfnisse und Strukturen des Betriebes angepasst. Hieraus entstehen individuelle, effiziente und schlanke Strukturen. Dies erfolgt unter enger Einbindung Ihres Steuerberaters und auf Basis des DATEV Standard-Kontenrahmens für Hotels. Darüber hinaus werden durch die RHC auf Basis der zeitnahen und aktuellen Buchhaltung modular viele Zusatzleistungen wie das Zahl- und Mahnwesen angeboten.
Weitere wichtige Leistungsmerkmale:
- Trotz der Auslagerung der Hotelbuchhaltung müssen aufgrund der direkten Verarbeitung der Unterlagen und anschließender sofortiger Bereitstellung aktueller Auswertungen und Rücksendung der Belege keine Nebenaufzeichnungen durch den Betrieb geführt oder Fotokopien der versandten Belege angefertigt werden.
- Es erfolgt eine wöchentliche Bearbeitung der Unterlagen und dadurch wöchentlich aktuelle Offene Posten Listen für die Bereiche Debitoren und Kreditoren; mit anschließendem Mahnwesen (falls durch den Betrieb gewünscht).
- Der gesamte Zahlungsverkehr kann nach den Angaben des Betriebes durch die RHC elektronisch erstellt werden und muss nach Zahlungsfreigabe nur noch zur Bank gegeben werden.
- RHC garantiert die budgetkonforme Erfassung aller Geschäftsvorfälle und bildet auch innerhalb des Jahres alle, für die exakte Periodisierung des monatlichen Erfolges, notwendigen Abgrenzungen.
- Der Hotelbetrieb erhält die Programme des RHC Management Informationssystem für Budgeterstellung, Tagesumsatz- und Statistikbericht und Drei – Monats – Ergebnisvorschau ohne Berechnung von Lizenzgebühren. Berechnet wird nur der Zeitaufwand für die Einrichtung und Pflege der Programme und Tools.
Der Betrieb erhält somit die für die Planung und Überwachung des betrieblichen Erfolges notwendigen Instrumente.
- Im Accounting Service ist die telefonische kaufmännische Beratung für den Betrieb enthalten, so dass der Betrieb für alle aktuellen kaufmännischen Fragen, aber auch für die Analyse der Umsatz- und Kostenstruktur, jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner zur Verfügung hat.
- Ungenauigkeiten in der Zuarbeit und Differenzen werden dem Betrieb inklusive eines wöchentlich aktualisierten Statusbericht schriftlich mitgeteilt.
Leistungsbeschreibung für laufende Buchhaltungsarbeiten:
- Anleitung der buchhalterischen Vorbereitungsarbeiten des Hotels
- Die Kontrolle, Korrektur und Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
- Telefonische Unterstützung in kaufmännischen Angelegenheiten.
- Führen einer EDV gestützten Anlagenbuchhaltung.
- Wöchentlich aktualisierte Offene-Posten-Listen für Debitoren und Kreditoren.
- Erstellung der Zahlungsträger zur Begleichung der Lieferantenrechnungen nach den Vorgaben des Hotels.
- Kostenstellenrechnung nach ”Uniform System of Accounts for Hotels”
- Durchführung der für eine Ermittlung des monatlichen Erfolges notwendigen Abgrenzungen.
- Monatliche Auswertungen mit Budget- und Vorjahreswerten je nach Wunsch elektronisch oder als Ausdruck.
- Abstimmungen mit Ihrem Steuerberater.
Einführung der Dienstleistung
- Bereitstellung der Handbücher zur Anleitung der täglichen Arbeiten und zur Vorbereitung des Monatsabschlusses, sowie der Excel-Dateien zur Durchführung des Tagesgeschäftes.
- Erarbeiten und Dokumentieren des Informationsflusses für die Buchhaltung.
- Eingabe der Budgetwerte.
Leistungsbeschreibung Mahnwesen:
- Vorausgesetzt Bestellannahme und Vertragssituation entsprechen ordentlichen kaufmännischen Grundsätzen, garantieren wir wöchentliche Mahnungen. Die Mahnungen werden anhand einer Mahnvorschlagsliste mit der Betriebsstätte abgestimmt.
- Mahnstufen: Kontoauszug, 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.
- Optional besteht die Möglichkeit die von RHC ausgehandelten Rahmenbedingungen zur Übertragung der Forderungsrealisierung an ein Inkassobüro zu nutzen.
Der RHC Buchhaltungsservice für Hotels beinhaltet Verbuchungen der laufenden Geschäftsvorfälle im Rahmen des § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG.
In diesem Kapitel geht es um die Auslagerung der Hotelbuchhaltung/ Finanzbuchhaltung für Hotels.
Unsere Experten stehen gern für ein Gespräch zur Verfügung!
