Gast möchte Auskunft über gespeicherte Daten! So gehen Sie vor!

Ihre Gäste haben laut DSGVO ein Auskunftsrecht über die gespeicherten Daten, die seine Person betreffen. Ganz wichtig: Das Auskunftsrecht bezieht sich wirklich nur auf die im Hotel gespeicherten Daten der anfragenden Person. Über Ehegatten, Mitarbeiter oder andere Bezugspersonen dürfen Sie natürlich keine Auskunft erteilen.

Wie gehen Sie vor, wenn eine Auskunftsanfrage eingeht?

Eine Person oder eine Behörde (oder eine Verbraucherschutzorganisation) verlangt Auskunft über Datenschutzangelegenheiten oder zu personenbezogenen Daten von Gästen oder Mitarbeitern.

1. Bestehen Sie auf ein schriftliches Auskunftsersuchen mit Angabe der Rechtsgrundlage für die Auskunft.
2. Und informieren Sie sofort den Datenschutzbeauftragten.
3. Geben Sie telefonisch keine Auskunft über Gäste oder Mitarbeiter oder ehemalige Mitarbeiter des Hauses. Sie müssen sichere Verfahren nutzen, um sicherzustellen, dass der Anfragende auch der Betroffene ist. Beispiel: Die Anfrage geht per E-Mail ein und diese E-Mailadresse ist Teil der über diesen Betroffenen abgespeicherten Daten. In diesem Fall dürfen Sie davon ausgehen, dass Sie die Auskunft an DIESE E-Mailadresse versenden dürfen. Schwieriger ist es, wenn Sie nicht einmal eine Postadresse des Betroffenen haben. In diesem Fall müssen Sie weitere Daten erfragen, die Ihnen ggf. vorliegen (z.B. Geburtsdatum oder Telefonnummer und unter dieser den Anfrager ggf. zurückrufen) bevor Sie die Auskunft erteilen.
4. Der Gesetzgeber gibt klare Fristen vor, in denen eine Auskunftsanfrage bearbeitet werden muss. Die Auskunftserteilung muss innerhalb von einem Monat erfolgen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, um sicherzustellen, dass der Anfrager auch der Betroffene ist, und dieser sich reichlich Zeit mit der Lieferung lässt, haben Sie natürlich auch länger Zeit.
5. Welche Daten müssen Sie beauskunften: Sie müssen in Ihrer Auskunft alle Daten aufführen, die Sie zum Betroffenen gespeichert haben. In Hotels sind dies in der Regel die Adressdaten, Aufenthaltsdaten, gespeicherte Informationen zu besonderen Wünschen, Informationen zu Allergien oder zu Kindern. Beachten Sie, dass Sie Informationen zu Allergien, Namen und Alter von Kindern etc. nur mit expliziter Genehmigung des Gastes überhaupt speichern dürfen.
6. In welchem Format müssen Sie die Auskunft erteilen? Die Auskunft muss transparent und verständlich und vollständig sein. Sie können die Auskunft schriftlich auf dem Postwege oder elektronisch erteilen. Wenn Sie sicherstellen können, dass ein Anrufer ein auskunftsberechtigter ist, kann auch telefonisch die Auskunft erteilt werden.

Sie können keine Daten zum Betroffenen in Ihren Datenbanken finden?

Was ist, wenn Ihnen keine Daten über den Betroffenen vorliegen? Wenn Sie zum Antragsteller noch nie Daten gespeichert oder die Daten bereits gelöscht oder Daten unumkehrbar anonymisiert haben, verarbeiten Sie keine Daten des Antragstellers. Sie können hierüber folglich auch keine Auskunft erteilen. Allerdings müssen Sie ihm mitteilen, dass Sie keine Daten zu ihm verarbeiten (sog. Negativauskunft).

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