Krisenmanagement in Hotels und Restaurants

Krisenmanagement in „Coronazeiten“ in Hotels und Restaurants

Die Prognosen sind düster, eine verlässliche Perspektive scheinen Hotels und Restaurants aktuell nicht zu haben. Damit jetzt nicht jahrzehntelange Arbeit zerstört wird und eine teilweise hohe Risikobereitschaft das Lebenswerk zerstört, heißt es kühlen Kopf zu bewahren und ein professionelles Krisenmanagement durchzuführen.

Ermitteln Sie die unter Berücksichtigung der in und nach der Pandemie zu erwartende Entwicklung der Zielmärkte die Ertragsfähigkeit Ihres Betriebes. Überprüfen sie Ihr Betriebskonzept und die Profitabilität jedes einzelnen Betriebsbereiches und leiten Sie auf Basis der individuellen Faktoren Ihres Betriebes notwendige Entwicklungen ein.

Die wichtigsten Maßnahmen im Krisenmanagement für Hotels & Restaurants sind:

Entwickeln Sie Szenarien nach einem Best- und Worst-Case Schema. Die Kernfrage ist, wie wird sich die Liquidität entwickeln? Die Liquidität Ihres Unternehmens entscheidet über die Durchhalte-Chancen und gibt Hinweise, welche Unterstützung Ihr Unternehmen jetzt benötigt. Diese Liquiditätsprognose, die Sie erstellen müssen ist eine gute Verhandlungsgrundlage für die Gespräche mit der Hausbank oder wichtigen Gläubigern, wie den Verpächtern.

Informieren Sie sich über ALLE möglichen Unterstützungsprogramme. Quellen für die Möglichkeiten Ihrer Branche und Ihres Bundeslandes sind die IHK, das Bundesministerium für Wirtschaft und natürlich die Bundesanstalt für Arbeit sowie Ihre Hausbank. Falls Sie es noch nicht getan haben, stellen Sie die nötigen Anträge (für Zuschüsse, Kredite, Kurzarbeit) so schnell wie möglich. Die Bearbeitungszeiten sind doch viel länger als es öffentlich versprochen wird. Erkundigen Sie sich nach möglichen Abschlagszahlungen, wenn beispielsweise die Bearbeitung des Kurzarbeitergeldes zu lange dauert. Seien Sie kritisch in Kreditverträgen mit Haftungsfragen. Wenn der Bund beispielsweise ein Haftungsrisiko von 90% übernimmt, kann es nicht sein, dass die Hausbank Sicherheiten wir 100% verlangt (soll aber in der Praxis passieren!).

Verhandeln Sie mit den wichtigsten Gläubigern. Jeder Zahlungserlass und jede Stundung kann helfen. Dabei sollte es nicht nur um die die nächsten 2 bis 3 Monate gehen. In Ihrem Worst Case Szenario sollten erhebliche Umsatzeinbußen bis Jahresende und wahrscheinlich (je nach Betriebstyp) auch im Jahr 2021 geplant werden.

Optimieren Sie Ihre Kosten- und Personalstruktur. Suchen Sie gezielt nach machbaren Einsparmöglichkeiten indem Sie die Frage stellen: Worauf können wir in der nächsten Zeit verzichten und wo lassen die Verträge einen schnellen Stopp zu (z.B. Onlinewerbekampagnen so lange es keine Nachfrage gibt). Konzentrieren Sie sich hierbei nicht nur auf eine Reduzierung der Kosten sondern nutzen Sie die Gelegenheiten für frühzeitigen Neuausschreibung von Leistungen für die Zukunft. Prüfen Sie Outsourcing-Möglichkeiten, um temporär nicht benötigte Leistungen nicht selber vorhalten zu müssen.

Lassen Sie sich von qualifizierten Beratern unterstützen. Ihr Steuerberater oder eine spezialisierte Unternehmensberatung können trotz der geplanten Sparmaßnahmen jetzt überlebenswichtige Investitionen sein. Fragen sie Ihre Berater nach Fördermöglichkeiten für die Beratung.

Suchen Sie nach Möglichkeiten gegen die laufenden Kosten trotz der Einschränkungen Umsätze stellen zu können. Lieferdienste, Hotelzimmer- oder Tagungsraum als Homeoffice, sichere Übernachtungsangebote für Geschäftsreisen oder Mitarbeiter von systemrelevanten Einrichtungen.

Erarbeiten Sie Sicherheitskonzepte für den Schutz Ihrer Gäste und Mitarbeiter und veröffentlichen Sie diese. Die Einführung zusätzlicher Hygieneregeln, neue Konzepte für die Verpflegung und die Kommunikation mit Gästen und Kunden sind jetzt besonders wichtig! Es reicht nicht, darauf zu warten, welche Voraussetzungen vor einer schrittweisen Öffnung der Gesetzgeber fordern wird.

Irgendwann muss es ja wieder weitergehen. Sie sollten jetzt prüfen, welche Gastsegmente realistisch als erstes wieder reisen oder essen gehen werden und passen Sie die Angebote darauf an. Attraktive Angebote (ohne ins Dumping zu verfallen), gastfreundliche Stornierungs- und Umbuchungsregeln, besondere Konzepte für Risikoreduzierung in Restaurants etc. sollten jetzt vorbereitet und in den digitalen Vertrieb gegeben werden.

Planen Sie eine sinnvolle Digitalisierung und Automatisierung. Sie müssen leider davon ausgehen, dass es bis zu zwei oder sogar 3 Jahren dauern kann, bis wieder das Niveau aus 2019 erreicht wird. Schlanke, transparente Prozesse werden jetzt besonders wichtig. Um die Öffnungszeiten der Rezeption zu verkürzen sind Online Check In und Self Check Out wichtig. Buchhaltung, Bestellannahme, Facility Management… es gibt zahllose Bereiche, in denen die Prozesse optimiert, beschleunigt und automatisiert werden können.

Legen eine kluge und datenbasierte Verkaufs- und Revenue Management Strategie fest. Spätestens jetzt müssen Sie sich von Jahresfestpreisen oder Saisonpreisen und unflexiblen Stornierungsbedingungen verabschieden. Sie brauchen Flexibilität, um auf eine kaum planbare Nachfrage reagieren zu können. Eine zeitgemäße Infrastruktur aus PMS, Revenue Management Software, Channel Manager oder CRS und breiten Distribution müssen spätestens jetzt hergestellt werden. Darüber hinaus sollten jetzt alle Einträge bei den Vertriebspartnern geprüft werden. Sind Bilder und Informationen aktuell, können Sie die Distribution erweitern, sind alle Zimmer und Tarife buchbar? Dabei denen Sie nicht nur an booking, expedia und tagungsplaner.de… sondern auch trivago, google Business und Holidaycheck.

Vorbereitungen treffen für 7% MwSt. auf Speisen ab 1. Juli 2020

Für diese einjährige Reduktion sind leider zunächst noch Detaillierungen der Finanzbehörden abzuwarten. Leider wird die 7% MwSt. ja nicht auf Getränke gewährt, so wird zu klären sein, wie bei einem Pauschalangebot (Frühstück, Tagungspauschale, Sonntagsbrunch etc.) die Trennung zwischen Speisen (7%) und Getränken (19%) vorzunehmen ist. Danach müssen die Splittings und neuen Sätze in zahlreichen Systemen, wie Kassen, Hotelsoftware, Channel Manager, Finanzbuchhaltung und einigen anderen angepasst werden.