Manipulationssichere Kassen sind ab Januar 2020 Pflicht

Damit dem Finanzamt kein Steuercent entgeht müssen ab Januar 2020 die Kassensysteme neue, erweiterte Anforderungen erfüllen. Das Ziel ist: sie müssen manipulationssicher sein. Es müssen weitere Anforderungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen umgesetzt werden und es darf nicht mehr möglich sein Geschäftsvorfälle nachträglich zu stornieren. Die Branche der Hotellerie und Gastronomie sowie ihre Vertreter stöhnen, da viele Kassenhersteller offensichtlich die erforderliche BSI Zertifizierung nicht rechtzeitig nachweisen können und ihren Kunden gegenüber auch keine präzisen Aussagen dazu treffen.

Was bedeutet die neue Anforderung der ‚manipulationssicheren Kasse‘ im Detail?

• Ab dem 1. Januar 2020 muss die bei Ihnen eingesetzte Kasse über eine Zertifizierung vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) besitzen.
• Haben Sie Ihr Kassensystem nach dem 20.11.2010 angeschafft und ist es nachrüstbar auf die Anforderungen der Zertifizierung, dann muss diese Nachrüstung bis zum 1. Januar 2020 erfolgen. Ist es nicht nachrüstbar, dann gibt es eine Schonfrist bis zum 1. Januar 2023. Sie sollten die Frage der Nachrüstbarkeit umgehend mit Ihrem Kassenhersteller klären, denn kurz vor dem Jahreswechsel wird es wahrscheinlich zeitlich sehr knapp.
• Ist Ihre Kasse schon älter, also wurde sie vor dem 25.11.2010 angeschafft, dann gibt es kein Pardon. Bis zum 1.1.2020 muss entweder die Nachrüstung oder ein neues Kassensystem mit Zertifizierung her.

Obwohl das Bundesfinanzministerium angekündigt hat, dass es im Oktober einen Erlass für längere Übergangsfristen gibt, gilt es doch keine Zeit zu verlieren.

Was ist jetzt zu tun, um eine unangenehme „Kassenschau“ des Finanzamtes zu vermeiden?

1. Klären Sie mit Ihrem Kassenhersteller, ob Ihre Kasse rechtzeitig aufgerüstet sein wird und die BSI Zertifizierung nachgewiesen werden kann.
2. Falls nein, suchen Sie rechtzeitig die neue Kasse und nutzen Sie die Chancen, die ein modernes, digitales Kassensystem bietet. Beachten Sie, dass ggf. auch neue Schnittstellen zu PMS oder anderen Systemen beauftragt und umgesetzt werden müssen.
3. Setzen Sie die neue Kasse, die konform mit der Kassensicherungsverordnung ist, so bald wie möglich ein. Sie sollten sich nicht auf eine Übergangsfrist verlassen.
4. Als Hotelier oder Gastronom ist man mit Eintritt der Kassensicherungsverordnung verpflichtet, das eingesetzte, elektronische Kassensystem dem Finanzamt zu melden. Diese Mitteilung muss mit einem amtlichen Vordruck erfolgen und muss bis spätestens 31. Januar 2020 beim Finanzamt vorliegen. Sie sollten kein formloses Schreiben senden, sondern auf das offizielle Formular warten, das im ELSTER-Portal zur Verfügung gestellt wird.

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