Zur Planung, Kontrolle und schnellen gezielten Maßnahmenergreifung auf die betriebswirtschaftliche Entwicklung sollte im Hotel ein Managementinformationssystem eingesetzt werden.
Mit dem Managementinformationssystem wird ein Bezug zwischen Umsatzdaten (Quantität, Qualität und Entwicklung) zu Verkaufs/Marketing Aktivitäten und Ausgaben und operativen Kennzahlen (Personaleinsatz, Angebotsqualität, Wareneinsätze und Kostenparameter) hergestellt. Hierbei wird der Erfolg einzelner Geschäftsbereiche (Profit Center) und innerhalb dieser die Entwicklung einzelner Gastbereiche und Gastgruppen transparent gemacht.
Mit der so gewonnenen Transparenz wird der Erfolg des Betriebes planbar, steuerbar und kontrollierbar gemacht. Die Daten dienen weiterhin zur Erstellung einer verlässlichen Liquiditätsplanung und zur Erstellung mehrjähriger Ergebnisentwicklungsszenarien.
Durch eine ganzheitliche und detaillierte monatliche Ergebnisanalyse (Budgetvergleich und Ergebnisvorschau) wird der Erfolg des Betriebes messbar gemacht. Zielvereinbarungen für Direktion, Führungskräfte und Mitarbeiter erhalten einen reellen und prüfbaren Hintergrund.
Der Tagesumsatzbericht ist ein wichtiges Instrument zur Steuerung des Betriebes. Es sollten Umsätze und Statistikkennzahlen für die Perioden: Tag, laufender Monat bis inkl. Aktuellem Tag und das laufende Jahr bis inkl. Aktuellem Tag für jeweils das aktuelle, dass budgetierte und das vorherige Jahr täglich für die einzelnen Marktsegmente zusammengestellt werden.
Der Tagesumsatzbericht ermöglicht die zeitnahe Überwachung des Umsatzbudgets und ist die Grundlage für die Erstellung des Budgets für das Folgejahr. Weiterhin kann es ein wichtiges Instrument für die Planung und Kontrolle von Marketing- und Verkaufsaktivitäten sein.
Ein Budget, mit dem die einzelnen Umsatz- und Kostenbereiche des Hotels geplant werden, ist unerlässlich. Durch den Vergleich der aktuellen Werte eines Monats mit den entsprechenden Budgetwerten, werden die Einhaltung der Ziele des Betriebs frühzeitig deutlich gemacht und schnelle Reaktionen ermöglicht, falls Soll/ Ist- Werte voneinander abweichen.
Die monatlichen hoteltypischen Berichterstattung basiert auf einer Kostenrechnung nach dem amerikanischen „uniform System of accounts for hotels“. Mit ihr wird der Erfolg der einzelnen Betriebsbereiche detailliert und mit einer kostenparametergenauen Budgetgegenüberstellung dargestellt. Eine leistungsgerechte Kostenzuordnung wird mit Hilfe von Abgrenzungen und Rückstellungen auf Monatsebene ermöglicht. Die Gewinnschwelle des Betriebes ist hierdurch exakt zu bestimmen. Die von der Berichtserstattung aufgrund der durchgeführten Abgrenzungsbuchungen abweichende Liquiditätsentwicklung wird in einer separaten Auswertung, basierend auf den Bilanzkonten des jeweiligen Berichtsmonat für das verbleibende restliche Wirtschaftsjahr dargestellt.
Mit der Drei Monats Ergebnisvorschau werden von der Budgetplanung abweichende Entwicklungen im Umsatz- und Kostenbereich transparent gemacht. Hierdurch werden gezielte Reaktionen mit ihren wirtschaftlichen Auswirkungen auf die von der Ergebnisplanung abweichende Geschäftsentwicklung abgesichert.
Die Personaleinsatzplanung basiert auf einem Dienstplan in dem Gut- und Urlaubstage automatisch fortgeschrieben werden. Innerhalb der Personaleinsatzplanung erfolgt eine automatische Gegenüberstellung von umsatzrelevanten Daten aus dem Daily Report und dem durchgeführten Personaleinsatz einzelner Bereiche. Weiterhin enthalten ist ein Jahresurlaubsplan, Rückstellungsberechnung für Urlaubs- und Guttage, Ermittlung der Sachbezüge für Mitarbeiterverpflegung, Berechnung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Krankentagestatistik und Zusammenstellung der Abrechnungsdaten für die Durchführung der Lohnbuchhaltung.
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