E-Rechnung ab 2027: Sind Ihre Hotelsoftware und Ihr Team wirklich startklar?

Eine Firmenrechnung beim Check-out erstellen und per E-Mail als PDF versenden: Für viele Hotels ist das längst Alltag. Ab dem 1. Januar 2027 reicht dieser Ablauf für zahlreiche Geschäftsrechnungen jedoch nicht mehr aus. Jetzt sollten Hoteliers prüfen, ob ihre Hotelsoftware die neuen Anforderungen erfüllt – und ob auch die Abläufe an Rezeption und in der Buchhaltung funktionieren.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Zum Jahreswechsel folgt die nächste Stufe: Hat der Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmens im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen, endet grundsätzlich die allgemeine Übergangsfrist für die Abrechnung inländischer B2B-Umsätze. Für die erfassten Leistungen ab 2027 wird die E-Rechnung damit verpflichtend. Eine einfache PDF-Datei genügt dann nicht mehr.

Welche Hotels betrifft die neue Pflicht?

Entscheidend ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Unternehmens – nicht allein der Umsatz mit Geschäftsreisenden oder Firmenkunden. Ein Hotel kann deshalb auch dann betroffen sein, wenn es überwiegend Urlaubsgäste beherbergt.

Ob die Umsatzgrenze überschritten wird und welche Gesellschaft die Rechnungen ausstellt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Gerade bei mehreren Betrieben oder Gesellschaften ist der einzelne Hotelstandort nicht automatisch die maßgebliche Einheit. Die gesetzliche Grenze bezieht sich auf den rechnungsausstellenden Unternehmer.

Für die einzelne Rechnung kommt es anschließend darauf an, ob eine Leistung an ein anderes inländisches Unternehmen für dessen Unternehmen abgerechnet wird. Typische Fälle sind Übernachtungen für Firmenkunden, Tagungen oder geschäftliche Veranstaltungen. Bei Geschäftsreisen sollte daher frühzeitig feststehen, wer tatsächlich Leistungsempfänger ist und an wen die Rechnung auszustellen ist.

Die praktische Konsequenz: Die Frage nach der korrekten Firmenanschrift und dem Rechnungsempfänger gehört möglichst in den Reservierungsprozess – nicht erst in die Warteschlange beim Check-out.

Was gilt für kleinere Unternehmen und welche Ausnahmen bleiben?

Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Außerdem bestehen unter anderem Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Rechnungen an Privatgäste fallen nicht unter die neue B2B-Ausstellungspflicht.

Für bestimmte EDI-Verfahren besteht zudem eine besondere Übergangsregelung bis Ende 2027. Wer ein solches Verfahren nutzt, sollte dessen Anwendbarkeit gesondert prüfen lassen.

Eine PDF-Rechnung ist noch keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Verbreitete Formate sind:

• XRechnung: Die Rechnungsdaten werden als strukturierte XML-Datei bereitgestellt.
• ZUGFeRD: Eine lesbare PDF-Datei enthält zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten. Geeignet sind entsprechende Versionen und Profile; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Deshalb genügt es nicht, wenn die Rechnung auf dem Bildschirm richtig aussieht: Auch die enthaltenen Daten müssen stimmen.

Was Sie jetzt mit Ihrem PMS-Anbieter klären sollten

Die Antwort „Unsere Software kann E-Rechnungen“ ist ein Anfang. Für einen zuverlässigen Betrieb brauchen Sie konkrete Aussagen zu Ihrer installierten Version, den erforderlichen Modulen und Ihren tatsächlichen Rechnungsabläufen.

Ist die Funktion für unser Hotel rechtzeitig einsatzbereit?

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen:

• Welche Version Ihres PMS die erforderlichen Funktionen bereitstellt.
• Ob ein Update, Zusatzmodul oder externer Dienst notwendig ist.
• Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen.
• Wann Einrichtung, Schulung und Tests abgeschlossen werden können.
• Wer bei Problemen rund um den Jahreswechsel erreichbar ist.

Wichtig ist ein verbindlicher Termin für Ihr Hotel. Eine allgemeine Ankündigung auf der Produkt-Roadmap schafft noch keine betriebsbereite Lösung.

Welches Format wird tatsächlich erzeugt?

Fragen Sie nach dem konkreten Format, der Version und gegebenenfalls dem ZUGFeRD-Profil. Lassen Sie sich eine Musterdatei aus Ihrer eigenen Systemkonfiguration geben.

Klären Sie außerdem, wie die technische Konformität geprüft wird und wie das System auf unvollständige oder fehlerhafte Daten reagiert. Eine Validierung ist ein sinnvoller Bestandteil Ihrer Tests; sie ersetzt allerdings keine Prüfung der sachlichen und steuerlichen Richtigkeit.

Sind alle Pflichtangaben in den strukturierten Daten enthalten?

Firmenname, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Steuerangaben müssen korrekt verarbeitet werden. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören grundsätzlich in den strukturierten Teil der E-Rechnung. Ein bloßer Verweis auf eine PDF-Anlage mit den fehlenden Pflichtangaben genügt nicht.

Besprechen Sie deshalb mit Ihrem Anbieter, welche Felder künftig gepflegt werden müssen und ob das PMS fehlende Angaben vor der Rechnungserstellung erkennt.

Funktionieren auch die typischen Sonderfälle im Hotel?

Testen Sie mehr als eine einfache Übernachtungsrechnung. In Ihren Testkatalog gehören beispielsweise:

• Übernachtung, Frühstück, Parkplatz und weitere Leistungen mit den jeweils zutreffenden Steuersätzen.
• Anzahlungs- und Schlussrechnungen mit bereits geleisteten Zahlungen.
• Getrennte Rechnungen für Arbeitgeber und Gast.
• Sammelrechnungen für mehrere Zimmer oder Aufenthalte.
• Tagungen mit Raummiete, Technik und Bewirtung.
• Rechnungskorrekturen und Stornierungen.
• Bereits beim Check-out vollständig bezahlte Rechnungen.

Lassen Sie insbesondere prüfen, ob Anzahlungen und Zahlungen richtig berücksichtigt werden. Ein Firmenkunde darf aus einer bereits bezahlten Hotelrechnung nicht versehentlich eine neue Zahlungsaufforderung erhalten.

Wie gelangt die Rechnung zum richtigen Empfänger?

Klären Sie, ob das PMS die E-Rechnung direkt versendet, über ein Portal bereitstellt oder an ein anderes System übergibt. Für die Übermittlung kommen verschiedene Wege infrage, beispielsweise E-Mail oder eine elektronische Schnittstelle.

Für Ihren Alltag sind vor allem diese Fragen wichtig: Wo wird die Rechnungsadresse der Firmenbuchhaltung hinterlegt? Kann sie von der E-Mail-Adresse des Gastes abweichen? Wie werden fehlgeschlagene Übermittlungen erkannt und bearbeitet?

Sind Restaurant, Tagung und Buchhaltung eingebunden?

Nicht jede Hotelrechnung entsteht im PMS. Prüfen Sie daher auch Kassensystem, Veranstaltungssoftware und gegebenenfalls separate Abrechnungslösungen.

Vereinbaren Sie für jeden Rechnungsweg, welches System die Rechnung erzeugt und welches sie versendet. So vermeiden Sie doppelte Rechnungsnummern, widersprüchliche Dokumente und nachträgliche Handarbeit.

Wie werden die Originaldateien aufbewahrt?

Klären Sie gemeinsam mit Anbieter und Steuerberatung, wo die vollständigen E-Rechnungen gespeichert werden und wie sie später wieder auffindbar sind. Zumindest der strukturierte Rechnungsteil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht ersetzt diese Aufbewahrung nicht.

Fragen Sie auch nach Exportmöglichkeiten bei einem späteren PMS-Wechsel und nach dem Zugriff für Buchhaltung und Steuerberatung.

Unser Rat: Den vollständigen Ablauf vor dem Jahreswechsel testen

Legen Sie mit Ihrem PMS-Anbieter einen Termin fest, an dem Sie ausgewählte Musterfälle vollständig durchspielen: von der Reservierung über die Rechnungserstellung bis zum Empfang beim Firmenkunden und zur Ablage in der Buchhaltung.

Beziehen Sie Rezeption, Reservierung und Buchhaltung ein. Dokumentieren Sie auftretende Fehler und testen Sie deren Behebung erneut. Vereinbaren Sie außerdem einen unterstützten Ersatzprozess für technische Störungen.

Am 1. Januar sollte Ihr Team bereits wissen, wie eine Firmenrechnung korrekt erstellt, geprüft und übermittelt wird. Wer jetzt Zuständigkeiten, Daten und Systeme zusammenbringt, schafft die Voraussetzung für einen verlässlichen Ablauf – und vermeidet, dass die neue Rechnungspflicht beim ersten Geschäftsreisenden des Jahres zur Überraschung wird.

Stand: November 2026. Grundlage sind die gesetzlichen Regelungen und die Informationen des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Die Einordnung Ihres Unternehmens und steuerlicher Sonderfälle sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.