Erfolgreich outsourcen in Hotels – so geht es!

Der Fachkräftemangel befeuert auch das Outsourcing von Leistungen. Viele Hotels beschäftigen sich sehr intensiv mit den Fragen, welche Bereiche sie problemlos outsourcen können und für welche Aufgaben am Besten eigene Mitarbeiter zuständig sind.

In diesen Bereichen sind bereits zahlreiche Outsourcingprojekte der Hotellerie zu beobachten:

• Über einen Managementvertrag wird die komplette Führung eines Hotels ausgelagert.
• Zimmerreinigung und Facility Management. Zumindest in Großstädten bieten zahlreiche, spezialisierte Unternehmen ihre Dienste an.
• Beschaffung und Pflege der Hotelwäsche.
• Die Buchhaltung und Lohnbuchhaltung an Steuerberater oder Experten für Hotelbuchhaltung.
• Den Einkauf an Einkaufsgesellschaften und Beschaffungsexperten.
• Die Wartung und Betreuung der EDV.
• Das Revenue Management an spezialisierte Unternehmen.
• Die Pflege der Webseite oder das Contentmarketing und Onlinemarketing.
• Das verpachtete Restaurant ist ebenfalls eine Form des Outsourcing.
• Der Zukauf von Cateringleistungen für Veranstaltungen ist für viele Hotels eine perfekte Lösung, wenn Veranstaltungen nur ab und zu vorkommen.
• Insbesondere im Veranstaltungsbereich, wo plötzlich Spitzenzeiten entstehen ist der Einsatz von Leihkräften in Küche und Service schon fast an der Tagesordnung. Auch die Lieferung der Konferenz- und Veranstaltungstechnik bis zur personellen, technischen Betreuung von Konferenzen wird immer häufiger durch externe Firmen erledigt.
• Auch die Nutzung von Convenience-Produkten ist eine Outsourcing Maßnahme.
• Spezialisierte Sicherheitsdienste übernehmen verschiedene Dienstleistungen, wie die Sicherung von Gebäude oder Veranstaltungen oder sogar den kompletten Nachtdienst.
• Konzepte gibt es auch für die externe Rezeption, den externen Verkauf und zahlreiche Marketing- inklusive E-Commerce Leistungen.
• Das Outsourcing der Wellnessleistungen, wie Kosmetik oder Physiotherapie oder auch der Fitness-Animation oder des Personal-Trainings.

Erfolgreich outsourcen – so geht es

Leider werden Outsourcing-Projekte oft spontan aus der Not geboren. Der Alleinbuchhalter kündigt und innerhalb von vier Wochen muss eine neue Lösung gefunden werden. Dabei gehört für jedes Outsourcing Projekt eine gute Vorbereitung und sinnvollerweise eine professionelle Ausschreibung dazu.

Dazu kommt: Wer nur an die Kostenersparnis denkt, hat die eigentlichen Vorteile eines gekonnten Outsourcing nicht verstanden. Weitere Ziele können die Schaffung eines Wettbewerbsvorsprung durch verbesserte Servicequalität, der Einsatz stets  aktueller Technologien, die Steigerung des Mitarbeiterengagements und der Einkauf hochspezifischer Fachkompetenz sein.

Viele kleine Hotels beschäftigen beispielsweise einen Alleinbuchhalter. Es ist schwierig sich ohne permanenten fachlichen Austausch im Team zu entwickeln und zu motivieren. Das Outsourcen an einen spezialisierten Experten für Hotelbuchhaltung bringt zusätzliche Expertise, aktuelles Wissen über Technologie oder gesetzliche Anpassungen und eine verbesserte betriebswirtschaftliche Auswertung der Hotelkennzahlen.

Gute Planung sichert den Erfolg von Outsourcingprojekten

Hotels sollten daher bereits bei der Planung eines Outsourcing Projekts klar definieren, welche Ziele mit Auslagerung verfolgt werden sollen und welche Indikatoren für die Qualitätsmessung verwendet werden.

Es ist ein detailliertes Anforderungsprofil zu erstellen und als Basis für die Angebotseinholung oder Ausschreibung zu verwenden. Gibt es dafür keine Inhouse-Experten sollte die Hilfe von spezialisierten Beratern in Anspruch genommen werden.

Die Definition der Erfolgsmessung bei Outsourcing-Projekten ist entscheidend. Dabei müssen die Kosten und Zielqualität berücksichtigt werden.

Was gehört in den Outsourcingvertrag?

Ein Outsourcing Vertrag beinhaltet häufig eine lange Vertragslaufzeit, da auch der Dienstleister Mitarbeiter beschaffen und binden muss. Dennoch sollten klare Sonderkündigungs-Vereinbarungen getroffen werden, da die Qualitätsstandards, die Gäste- und oft auch die Mitarbeiterzufriedenheit direkte und erhebliche Auswirkungen auf die Betriebsergebnisse haben.

Der Vertrag sollte auch von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht begleitet werden, da die Tatsache, dass die leistenden Mitarbeiter nicht mehr auf der Gehaltsliste des Hotels stehen, den Hotelier nicht von seiner Verantwortung für die rechtskonforme Gestaltung der Verträge entbindet. Die Verträge müssen zahlreiche Risiken ausschließen, dazu gehören Scheinselbständigkeit (falls der Dienstleister nur für Ihr Haus tätig ist), die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Mitarbeiterverträgen, sowie die Einhaltung des Mindestlohnes oder der gesetzlichen Arbeitszeiten.