Verfahrensverzeichnis DSGVO

Laut DSGVO Artikel 30 müssen die Prozesse der Verarbeitung personenbezogener Daten dokumentiert werden. Dies geschieht in einem so genannten Verfahrensverzeichnis. Eigentlich besagt die DSGVO, dass nur Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ein Verfahrensverzeichnis führen müssen.  Es gibt aber eine Einschränkung für die Unternehmen (und das dürfte wohl alle Hotels betreffen), die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Das Führen von Personalakten und die tägliche Verarbeitung von Reservierungen dürfte bereits ausreichen.  Auch diese Unternehmen müssen ein Verfahrensverzeichnis führen, auch wenn sie nur 10 Mitarbeiter haben.

Fast alle Hotels müssen also ein Verfahrensverzeichnis führen (erstellen und stets aktuell halten).  Die Inhalte eines Verfahrensverzeichnisses sind:

• Art der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
• Betroffene Datenkategorien (z.B. Adress- und Kontaktdaten, Aufenthaltsinformationen, Bewerberdaten etc.)
• Zweck der Verarbeitung
• Kreis der betroffenen Personen
• Empfänger der Daten (z.B. Ihre Hotelsoftware oder die expente Buchhaltung)
• Wichtigste technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten.

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