Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht offiziell. Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt es bis 2027 noch einige gesetzliche Übergangsregelungen. Der Empfang von E-Rechnungen hingegen muss von allen inländischen Unternehmen bereits ab dem ersten Tag des neuen Jahres sichergestellt sein. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.
Bis Ende 2026 haben Rechnungssteller noch die Wahl, ob sie ihre Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausstellen oder auf das neue Format der E-Rechnung umsteigen. Wichtig dabei: Nicht jede elektronisch übermittelte Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Eine E-Rechnung entspricht einem spezifischen strukturierten Format, das den Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung und der zugelassenen Syntaxen entspricht. Formate wie der XStandard und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllen diese Kriterien.
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