Abrufkontingente

Abrufkontingente werden angeboten, wenn ein Veranstalter (z. B. eines Kongresses oder einer Hochzeit) eine bestimmte Anzahl an Zimmern sichern möchte, diese aber von den Teilnehmern „abgerufen“ werden. In der Regel sind auch die Teilnehmer selbst die Vertragspartner des Hotels. Denn sie schließen mit dem Abruf eines Zimmers aus dem Abrufkontingent einen direkten Beherbergungsvertrag mit dem Hotel ab.

Typische Bedingungen eines Abrufkontingentes  sind:

• Das nicht abgerufene Kontingent verfällt an einem vereinbarten Stichtag, der Kunde muss es nicht stornieren. Der Zeitraum bis zum Verfall, heißt auch Releasezeit. Am Ende der Releasezeit fällt das nicht abgerufene Zimmerkontingent zurück in den freien Verkauf.
• Die Stornierungs- und Zahlungsbedingungen werden mit dem Gast bilateral vereinbart.
• Da häufig mit dem Kontingent ein Sonderpreis vereinbart wird und das Hotel das Risiko eingeht, dass eine große Gruppen von Gästen wieder storniert, falls beispielsweise der eigentliche Anlass nicht durchgeführt wird, sind diese strenger, als wenn ein einzelner Gast bucht.
• Beispiel: Das Kontingent verfällt 90 Tage vor Anreise
  Der letzten kostenfreie Stornierungstermin, für die Gäste die bereits gebucht (abgerufen) haben, ist ebenfalls 90 Tage vor Anreise. Die Buchung muß mit einer Kreditkarte oder Anzahlung (50%) garantiert werden. Die Stornierungskosten betragen:
  90 bis 30 Tage vor Anreise: 50% vom gebuchten Umsatz
  29 bis 7 Tage vor Anreise: 70% vom gebuchten Umsatz
  ab 6 Tagen vor Anreise: 90% vom gebuchten Umsatz
• Es ist darauf zu achten, dass diese Bedingungen auch in der Buchungsbedingung für den abrufenden Gast konkret vereinbart sind.

Diese Beispielkonditionen müssen natürlich auf die reale Situation abgestimmt werden. Wird beispielsweise ein Abrufkontingent von 70 Zimmern in einem 80 Zimmer Hotel angefragt, müssen mit großer Wahrschenlichkeit noch längere Releasefristen und strengere Stornierungsbedingungen vereinbart werden. Ansonsten ist das Umsatz – Ausfallrisiko für das Hotel zu groß.

Immer mehr Hotels gewähren Abrufkontingente nur noch, wenn die Kunden den Abruf selbst über die Onlinebuchung erledigen. Die Verwaltung eines Abrufkontingentes kann nämlich sehr arbeitsaufwändig sein und sollte nur bei entsprechenden Umsatzerwartungen überhaupt angeboten werden.

Zu Recht denken heute viele Hoteliers darüber nach, ob sie nicht Abrufkontingente mit besonderen Gebühren belegen. Oft werden große Zimmerkontingente für Monate aus dem normalen Verkauf genommen. Die Rückgabe nicht benötigter Zimmer erfolgt oft sehr spät, das Hotel hat zu diesem Zeitpunkt schon einen großen Teil der Langfristnachfrage verloren.