Den Arbeitskräftemangel mit besserer Automatisierung bekämpfen

10 Empfehlungen, welche Prozesse Gastgeber unbedingt automatisieren sollten

Überall denken Gastronomen und Hoteliers darüber nach, wie sie fehlende Mitarbeiter durch bessere Software kompensieren können. Es geht den meisten Unternehmern in Hotellerie und Gastronomie aber wohl nicht darum einfach nur Lohnkosten zu sparen. Nur wenn die Mitarbeiter wirkungsvoll entlastet werden, finden sie ausreichend Zeit für guten und persönlichen Service. Außerdem sind wiederkehrende, manuelle Aufgaben wie Dateneingaben echte Spaßkiller. Und wer die besten Talente will, der sollte seine Mitarbeiter nicht mit langweiligen Jobs beschäftigen.

Wichtig ist bei der Suche nach den richtigen Tools, dass die wirklich anwenderfreundlich sind.

Diese Prozesse sollten heutzutage nicht mehr manuell / händisch von Mitarbeitern erledigt werden:

1. Pflege der Buchungssysteme und Buchungsmaschinen. Ein modernes CRS (Central Reservation System) oder Channel Manager sollte diese Aufgabe erledigen und freie Zimmer oder Preisanpassungen dem Vertrieb übergeben. Und natürlich eingehende Buchungen an die Hotelsoftware zu leiten.
2. Pflege der Preise möglichst 365 Tage im Voraus am besten über eine Revenue Management App, die die sinnvollen Preisanpassungen an das PMS übergibt. Von dort geht es über den Channel Manager in den Vertrieb. Das bedeutet auch, dass möglich alle kontingentbasierten Vertriebswege endlich in die Museen für aussterbende Distribution wandern. Sagen Sie dies ihren veralteten Vertriebspartnern (wie den meisten Reiseveranstaltern und vielen Direktvermarktern.)
3. Die Reservierung von Tischen in Restaurants. Auch die meisten Gäste mögen es nicht, wenn während Schließzeiten niemand ans Telefon geht oder während Öffnungszeiten eine gehetzte Stimme antwortet. Die Tools für eine Online-Tischreservierung sind ausgereift und helfen die Verbindlichkeit zu erhöhen und Daten für Marketing zu sammeln.
4. Online Check In und Self Check Out. Zumindest das Angebot sollten Sie Ihren Gästen machen. Mit den dafür vorhandenen Tools brauchen auch Ihre Mitarbeiter nicht mehr 15 Minuten für eine simple Rechnung.
5. Erstellung von Angeboten, die als PDF per E-Mail versendet werden. Auch der Einsatz eines Korrespondenz-Managers kann nur ein Übergang sein. Eine gute und besonders anwenderfreundliche Buchungsmaschine schreibt die Angebote und verkauft Zimmer, Arrangements oder Hochzeitsbuchungen.
6.  Erstellung von Angeboten für Tagungen oder Gruppen. Stimmt, die MICE-Booking Engins erfüllen meistens nicht die Erwartungen. Die MICE-Konfiguratoren erfreuen sich aber zunehmender Beliebtheit. Bei Gästen und bei Mitarbeitern.
7. Die Basis für zufriedene Mitarbeiter und guten Service ist stets aktuelle Informationen zu bekommen. Ein gutes Intranet mit Zugang zu allen aktuellen Informationen sollte ein Standard in jedem Gastgeberbetrieb sein.
8. Speisen und Getränke beim Room Service bestellen, Frühstück bestellen oder abbestellen und eine Massage buchen…. Eine digitale Gästemappe sollte auch diese Prozesse dem Gast erleichtern. Optimal ist es, wenn die Bestellung gleich an die Kasse übergeben wird und dem Gastkonto zugeordnet wird.
9. Deswegen ist eine moderne, digitale und mobile Kasse ein weiteres Must have. Wenn dann die Getränke und Speisen vom Serviceroboter ins Restaurant gefahren werden, dann können die Service-Kollegen sich viele Wege sparen und im Blick der Gäste bleiben.
10. Überall, wo Ihre Mitarbeiter Daten händisch erfassen, die schon einmal digital waren, heißt es nachzufassen, warum das nicht automatisch geht. Die Debitoren vom Property Management System direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben, die Kreditoren natürlich ebenso. Das Ganze gekrönt von einem Business Analyse Tool, damit auch die Entscheider gute Informationen erhalten und die Reservierung aufhören kann umständliche Excellisten zu führen.