Elektronische Rechnungen 2025: Tipps zur Umsetzung für die Hotellerie

Alle Unternehmen, die in den Bereichen B2G (Business to Government) oder B2B (Business to Business) tätig sind, müssen ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Für die Hotellerie bedeutet dies insbesondere die Digitalisierung der Prozesse in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungsstellung. Eine frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Umstellung möglichst effizient zu gestalten.

Was ist eine E-Rechnung, ab wann müssen Unternehmen in der Lage sein, diese zu empfangen oder zu erstellen?

Bei der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dies ermöglicht eine durchgängig digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung offiziell verpflichtend. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es noch einige gesetzliche Übergangsregelungen bis 2027. Der Empfang von E-Rechnungen muss jedoch bereits ab dem ersten Tag des neuen Jahres für alle inländischen Unternehmen gewährleistet sein.

Damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos verläuft, sollten Hoteliers einige wichtige Aspekte beachten. Hier ein Überblick:

Systeme für E-Rechnungen vorbereiten

• Property Management System (PMS):
  Die meisten Rechnungen werden direkt im PMS erstellt. Prüfen Sie, ob Ihr PMS den Export von E-Rechnungen in einem gesetzeskonformen Format (z.B. ZUGFeRD, XML) unterstützt. Falls nicht, sprechen Sie mit Ihrem Anbieter über Updates oder Erweiterungen.
• Buchhaltungssoftware: Neben der Rechnungserstellung ist die Verarbeitung der Eingangsrechnungen (Kreditoren) entscheidend. Die Buchhaltungssoftware muss elektronische Formate importieren können. Wichtig ist hier die Kompatibilität mit gängigen Standards wie PEPPOL oder XRechnung.

Anforderungen an den Rechnungsempfang klären
Jede elektronische Rechnung muss den Empfänger in einem bestimmten Format erreichen. Dabei ist es wichtig, folgende Punkte mit den Geschäftspartnern zu klären:

Übermittlungsweg:

Einige Unternehmen bevorzugen den Versand per E-Mail mit strukturiertem Anhang (z.B. XML oder PDF mit integriertem Datenformat wie ZUGFeRD). Andere nutzen spezialisierte Plattformen wie PEPPOL, über die Rechnungen direkt ausgetauscht werden.

E-Mail oder Rechnungsportal:

Erfolgt der Versand per E-Mail, sollte der Geschäftspartner nach der genauen Rechnungsadresse gefragt werden. Bei Nutzung eines Portals muss geklärt werden, wie die Rechnung hochgeladen wird.

Kennzeichnungen:

Oft sind zusätzliche Informationen wie Steuernummer, Bestellnummer oder Kundennummer notwendig, damit die Rechnung automatisch zugeordnet werden kann.

Datenstandard sicherstellen
E-Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wichtige Standards:

ZUGFeRD (Deutschland und EU): Kombiniert maschinenlesbare Daten (XML) und ein klassisches PDF zur manuellen Ansicht.
XRechnung: Reiner Datenstandard für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
PEPPOL: International genutztes Netzwerk für den sicheren Austausch von Rechnungen.Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme diese Standards unterstützen.

Rechtssichere Archivierung
Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Archivierungspflichten wie für Papierrechnungen. Sie müssen 10 Jahre (demnächst 8 Jahre) aufbewahrt werden. Das Ablagesystem muss revisionssicher sein, d.h. Änderungen an den Rechnungen dürfen nach der Archivierung nicht mehr möglich sein. Tipp: Viele moderne Buchhaltungs- oder DMS-Systeme bieten bereits gesetzeskonforme Archivierungslösungen an.

Schulung der Mitarbeiter
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, insbesondere in der Buchhaltung, in der neuen Arbeitsweise. Vermitteln Sie, wie elektronische Rechnungen erstellt, versendet und empfangen werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die rechtlichen Anforderungen verstehen, um Fehler zu vermeiden.

Pilotphase einleiten
Beginnen Sie mit einem kleinen Teil Ihrer Rechnungen, z. B. im Geschäftskundenbereich. Testen Sie die neuen Prozesse: vom Erstellen und Versenden bis zum Empfangen und Einlesen. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie die Prozesse vor der vollständigen Umstellung.

Zusammenarbeit mit Experten

• Ziehen Sie IT-Dienstleister hinzu, die Erfahrung mit E-Rechnungen haben.
• Steuerberater können helfen, die gesetzlichen Anforderungen korrekt umzusetzen.
• Viele Anbieter von PMS oder Buchhaltungssoftware bieten Unterstützung bei der Umstellung an.

Zusammenfassung Ihre To-Do-Liste für die Umstellung

• Prüfen Sie, ob Ihre Systeme (PMS, Buchhaltungssoftware) elektronische Rechnungen unterstützen.
• Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, wie Rechnungen empfangen werden sollen (E-Mail, Portal, PEPPOL).
• Stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Datenstandards (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) eingehalten werden.
• Archivieren Sie E-Rechnungen rechtssicher für 10 Jahre.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den neuen Prozessen.
• Starten Sie mit einer Pilotphase und optimieren Sie die Prozesse.
• Ziehen Sie bei Bedarf Experten hinzu.

Die Einführung elektronischer Rechnungen erscheint zunächst als große Herausforderung, bietet aber auch die Chance, Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren von den Vorteilen und sichern sich einen Wettbewerbsvorteil.